Efficacité professionnelle

Optimisez votre gestion documentaire électronique

L’information est la principale matière première utilisée dans les bureaux. Il y en a énormément et il se perd beaucoup de temps à chercher des documents !

Est-il possible de trouver toute information rapidement et en tout temps ? Oui ! Voici des solutions très concrètes à la gestion de tous les fichiers électroniques, tant les courriels que les autres documents. Apprenez des techniques d’amélioration continue qui simplifieront l’implantation de votre nouveau système de gestion documentaire.

Facilitez le travail collaboratif entre tous ! Intégrez plus rapidement et facilement les nouveaux employés !

Objectifs

  • Décider d'une stratégie d'implantation
  • Établir un plan de classification conforme aux processus de l’organisation
  • Élaborer des règles de gestion documentaire efficaces
  • Implanter une méthode commune et reconnue de gestion des documents électroniques et papier
  • Retrouver rapidement vos dossiers informatiques, courriels ou papiers
  • Uniformiser le classement des documents, la gestion des versions et leur conservation
  • Organiser le classement et la mise en valeur des courriels
  • Doter les individus et vos équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire
  • Améliorer le travail collaboratif entre les employés

Contenu

  • Principes des 5S
  • Le 5S appliqué au bureau
  • Phase préparatoire : quels sont les besoins?
  • Quelle sera la portée des améliorations ?
  • Établissement des balises (coût, durée, etc.)
  • Identification des opportunités d’amélioration
  • Exemple de grille d’analyse
  • Tableau d’analyse des zones de travail
  • Exemple de tableau d’analyse
  • Implication du personnel et de la direction
  • La démarche 5S appliquée à la gestion documentaire
  • Les 5 grandes qualités d’un système de gestion documentaire performant
  • Comment concevoir un plan de classification efficace
  • Les différences à considérer pour la classification électronique
  • Un plan de classification orienté sur les processus internes
  • Comment nommer un document
  • Comment gérer les versions
  • L’importance d’inclure la gestion des courriels à la démarche
  • Gestion et classement avancés des courriels
  • Comment élaborer un calendrier de conservation électronique ou sur papier

À qui s’adresse la formation ?

Adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes personnes qui initieront, qui superviseront ou qui exécuteront la démarche d’amélioration.

Partenaire

Cette formation est offerte en partenariat avec Formations Qualitemps.

Nombre d’unités de formation continue (UFC)

0,7 UFC